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GESTÃO DE DADOS SENSÍVEIS NO RH: COMO PROTEGER SUA EMPRESA E SEUS COLABORADORES

A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018) trouxe uma transformação profunda na forma como empresas lidam com informações pessoais. No setor de Recursos Humanos, essa responsabilidade ganha ainda mais relevância, considerando que o departamento lida diariamente com dados que podem impactar diretamente a privacidade, a dignidade e os direitos dos colaboradores.

Entre esses dados, estão os chamados dados pessoais sensíveis, que exigem cuidados rigorosos, tanto na coleta quanto no armazenamento, uso e descarte. A correta gestão dessas informações não apenas preserva a segurança dos titulares, como também protege a empresa contra riscos legais, trabalhistas e reputacionais.

O que a LGPD entende como dados sensíveis

De acordo com a legislação, dados sensíveis são aqueles que revelam informações sobre origem racial ou étnica, convicções religiosas, opiniões políticas, filiação sindical, dados referentes à saúde, vida sexual, informações genéticas ou biométricas quando vinculadas a uma pessoa natural.

No ambiente do RH, essa definição se materializa em diversos documentos e registros, como exames admissionais, prontuários ocupacionais, dados biométricos utilizados para controle de ponto, informações sobre dependentes para plano de saúde, entre outros. Tratá-los de forma inadequada pode gerar não apenas desconforto ou constrangimento, mas também sérios prejuízos legais e financeiros.

Bases legais para tratamento de dados sensíveis no RH

A LGPD estabelece que o tratamento de dados sensíveis deve ser fundamentado em hipóteses legais muito bem definidas, especialmente no artigo 11. No âmbito trabalhista, as principais são:

  • Cumprimento de obrigações legais ou regulatórias;
  • Execução de políticas públicas determinadas em lei;
  • Necessidade para a execução de contrato de trabalho ou de procedimentos preliminares;
  • Proteção da vida ou da integridade física do titular ou de terceiros;
  • Consentimento do titular, utilizado apenas quando nenhuma das outras bases se aplica.

O uso do consentimento deve ser tratado com cautela. Sempre que houver uma base legal mais robusta e aplicável, ela deve ser priorizada, evitando a dependência do consentimento, que pode ser revogado a qualquer momento.

Diretrizes para proteger dados sensíveis no RH

Uma gestão eficiente de dados sensíveis começa pela organização e controle das informações que transitam pelo setor de Recursos Humanos. Para isso, recomenda-se:

1. Mapeamento dos dados sensíveis
É indispensável identificar quais dados são coletados em cada etapa da jornada do colaborador, desde o processo seletivo até o desligamento. Esse mapeamento permite entender finalidades, riscos e obrigações associadas.

2. Controle rigoroso de acessos
O acesso a dados sensíveis deve ser restrito exclusivamente aos profissionais que, de fato, necessitam dessas informações para desempenhar suas funções. Adoção de controles como autenticação multifator, senhas robustas e restrição por perfil é fundamental.

3. Medidas técnicas de segurança
O uso de criptografia, armazenamento em servidores seguros, proteção contra malware, firewalls e monitoramento constante são práticas indispensáveis. Informações sensíveis jamais devem ser mantidas em dispositivos pessoais, planilhas abertas ou plataformas sem certificação de segurança.

4. Políticas internas claras e aplicáveis
A elaboração de uma Política de Proteção de Dados específica para o setor de RH é altamente recomendada. Essa política deve estabelecer diretrizes sobre coleta, uso, compartilhamento, armazenamento e descarte, além de contar com termos de confidencialidade assinados pelos responsáveis.

5. Gestão de consentimento, quando aplicável
Nos casos em que o consentimento for a base legal adequada, este deve ser obtido de forma expressa, específica, destacada e documentada. O titular deve ser informado sobre a finalidade do tratamento, tempo de retenção, possibilidade de revogação e seus direitos.

Armazenamento seguro e prazos de retenção

O armazenamento seguro de dados sensíveis envolve a utilização de plataformas com certificações como ISO 27001 ou SOC 2, além de servidores protegidos com criptografia em repouso e em trânsito, e sistemas com logs de acesso e backup automático.

Quanto aos prazos, algumas informações possuem retenção definida pela legislação trabalhista. Por exemplo, dados de saúde ocupacional devem ser mantidos por até 20 anos, conforme normas regulamentadoras como a NR 7 e a NR 9. Já currículos e exames admissionais de candidatos não contratados podem ser armazenados por períodos mais curtos, geralmente entre 6 a 12 meses, desde que fundamentados em uma base legal adequada.

Finalizada a necessidade ou obrigação legal, é indispensável promover o descarte seguro ou a anonimização dos dados, evitando o acúmulo indevido de informações sensíveis.

Consequências do descuido no tratamento de dados sensíveis

As sanções previstas na LGPD incluem multas que podem chegar a 2% do faturamento da empresa, limitadas a R$ 50 milhões por infração. Além disso, há riscos de indenizações por danos morais, bloqueio de operações envolvendo dados, exigências de adequação impostas pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e impactos reputacionais que podem comprometer a confiança de colaboradores, clientes e parceiros.

A proteção de dados sensíveis é uma obrigação ética, legal e estratégica

Cuidar dos dados pessoais sensíveis no RH vai muito além do cumprimento da lei. É uma demonstração clara de respeito aos direitos dos colaboradores e de comprometimento com boas práticas corporativas.

Se sua empresa busca apoio para revisar os processos de tratamento de dados e implementar soluções jurídicas e tecnológicas alinhadas à LGPD, entre em contato com um de nossos especialistas. Estamos prontos para orientar sua organização na construção de uma cultura de privacidade, segurança e conformidade.

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CONSEQUÊNCIAS LEGAIS DO USO INDEVIDO DE DADOS EM ESTRATÉGIAS DE MARKETING

Na pressa de cumprir metas ou aumentar engajamento, muitas empresas esquecem o básico: a vontade do cliente. O consentimento, que deveria ser claro e informado, vira só mais uma caixinha marcada por padrão. E é aí que começam os problemas.

Um e-commerce que envia e-mails marketing diários para quem apenas navegou no site, sem autorizar comunicações. Um formulário de cadastro que já vem com o “aceito receber ofertas” marcado automaticamente. Ou um sistema de CRM que compartilha dados de clientes com parceiros sem nunca ter deixado isso transparente. São práticas comuns, mas que podem custar caro.

A LGPD exige que o consentimento seja livre, informado e inequívoco. Opt-ins mal configurados, com linguagem ambígua ou campos pré-marcados, podem ser considerados inválidos. Mais do que um erro técnico, isso representa uma violação ao direito do titular e pode gerar sanções administrativas e ações judiciais.

Em um caso recente, uma empresa foi acionada judicialmente após enviar mensagens automatizadas de WhatsApp com ofertas a uma pessoa que nunca autorizou esse tipo de contato. O número havia sido captado por meio de um lead comprado de terceiro, sem base legal. Resultado: indenização por dano moral e investigação pelo órgão regulador.

A automação de marketing é uma ferramenta valiosa. Mas, se usada sem respeito aos princípios da privacidade e do consentimento, transforma-se em um risco jurídico disfarçado de oportunidade comercial.

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REUTILIZAÇÃO DE DADOS PESSOAIS: O QUE SUA EMPRESA PRECISA CONSIDERAR ANTES DE UMA NOVA AÇÃO DE MARKETING

Quando uma empresa planeja uma nova campanha de marketing, é natural surgir a dúvida: é possível usar os dados dos clientes antigos? Afinal, essa base já está ali, pronta, com nome, e-mail, telefone e histórico de compras.

Mas há um ponto fundamental que precisa ser respeitado: a finalidade original para a qual esses dados foram coletados.

De acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), toda coleta de informação pessoal deve estar atrelada a uma base legal. Se, no passado, o cliente autorizou o uso dos dados para uma finalidade específica — por exemplo, o envio de atualizações sobre o produto que comprou — essa autorização não se estende automaticamente a novas ações promocionais ou comerciais.

Ou seja, não é porque o cliente já comprou da sua empresa que ele autorizou futuras campanhas de marketing.

Nesse ponto, duas soluções podem ser consideradas:

  1. Obtenção de novo consentimento — Essa é a forma mais segura. A empresa entra em contato e explica, com clareza, que deseja utilizar os dados para novas comunicações, pedindo uma nova autorização.
  2. Revisão da base legal — Em alguns casos, pode ser possível utilizar outra base legal prevista na LGPD, como o legítimo interesse. No entanto, esse uso exige cautela, uma avaliação de impacto à privacidade (AIPD) e a certeza de que a comunicação será pertinente, proporcional e que o titular poderá se opor facilmente.

Mais do que uma exigência legal, respeitar a finalidade original dos dados é uma demonstração de profissionalismo e respeito ao cliente. Empresas que tratam a privacidade com seriedade constroem relacionamentos mais duradouros — e evitam problemas com a Autoridade Nacional de Proteção de Dados.

Antes de acionar aquele mailing antigo, revise os registros, verifique a base legal, e, se for o caso, solicite novo consentimento. Uma campanha bem estruturada começa pela base: o respeito aos dados pessoais.

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A POLÍTICA DE PRIVACIDADE COMO INSTRUMENTO DE TRANSPARÊNCIA ORGANIZACIONAL

A Política de Privacidade é, muitas vezes, tratada como um item obrigatório para constar no rodapé do site da empresa. No entanto, sua função vai muito além de atender à formalidade: trata-se de um documento que deve refletir a forma como a organização se relaciona com os dados pessoais que coleta, utiliza, compartilha e armazena.

É comum encontrarmos políticas repletas de termos jurídicos, genéricos e pouco acessíveis. Esse tipo de redação pode até satisfazer a análise de um advogado, mas não atende ao principal interessado: o titular dos dados. A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) é clara ao exigir que as informações sejam prestadas de forma simples, acessível e adequada ao público-alvo. Se a política não é compreendida por quem a lê, ela falha no seu objetivo principal.

Por isso, a primeira pergunta que qualquer empresa deveria se fazer é: nós mesmos conseguimos entender a nossa política? Ela está escrita para facilitar a vida do consumidor ou para demonstrar tecnicidade? Clareza, coerência e objetividade são valores que devem conduzir a redação desse documento.

Além disso, limitar a política ao ambiente digital é um erro comum. As práticas de privacidade devem ser aplicadas em todas as interações com dados pessoais: no atendimento presencial, em contratos físicos, em comunicações por telefone e até mesmo nas rotinas internas dos colaboradores. Transparência não é apenas uma exigência legal — é uma demonstração de respeito com quem confia seus dados à sua empresa.

Políticas genéricas ou desatualizadas transmitem uma mensagem de desorganização. Mais do que cumprir uma norma, é preciso demonstrar alinhamento entre discurso e prática. Uma boa política de privacidade comunica valores, reforça a confiança e torna a organização mais preparada para lidar com as responsabilidades que envolvem o tratamento de dados.

Revisar esse documento com regularidade, adaptá-lo à realidade operacional da empresa e garantir que ele seja acessível a todos os públicos é um compromisso com a transparência.

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OS IMPACTOS DA PERDA DE DADOS POR FALHAS EM BACKUP

A adoção de rotinas de backup é amplamente reconhecida como uma das práticas mais importantes para a continuidade dos negócios. No entanto, mesmo com essa consciência, muitas organizações negligenciam etapas essenciais que garantiriam a eficácia desses procedimentos. O resultado é a perda de dados valiosos e, não raramente, a interrupção total das operações por períodos indeterminados.

Os dados são, para as empresas modernas, o que os registros contábeis eram para os antigos comerciantes: o registro da existência, da história e das possibilidades de continuidade. Quando um sistema falha e o backup não está devidamente configurado ou validado, essas informações podem simplesmente desaparecer. Arquivos financeiros, contratos, cadastros de clientes, históricos médicos ou jurídicos. Tudo pode se perder com um clique, uma falha elétrica ou um ataque cibernético.

É comum que as organizações apenas descubram a ineficiência de suas rotinas de backup no momento em que precisam restaurar informações. Nessa hora, percebem que o último backup válido foi feito há meses, ou que os arquivos estavam corrompidos, ou ainda que a restauração não contempla todos os dados necessários. O impacto pode ser devastador. Atrasos em entregas, interrupção de serviços essenciais, perdas contratuais, danos à reputação e, em alguns casos, a inviabilidade do próprio negócio.

Além da perda direta de dados, há também um efeito nos processos e nas pessoas. Equipes paralisadas, clientes insatisfeitos e a insegurança instalada em todos os níveis da organização. A recuperação, quando possível, exige tempo, recursos técnicos e financeiros. E muitas vezes esses recursos não estão disponíveis com a agilidade necessária.

Por isso, investir em soluções confiáveis de backup, automatizar rotinas, testar periodicamente a integridade dos arquivos e contar com uma política clara de segurança da informação não são apenas boas práticas. São medidas que protegem o que há de mais sensível em qualquer operação. Ignorar esses cuidados é o mesmo que deixar aberta uma porta por onde tudo pode escapar sem aviso.

A verdadeira prevenção está em garantir que o sistema funcione quando for exigido. No campo da gestão de riscos, não há espaço para suposições. Quando o erro se materializa, o tempo para reagir já é curto e o prejuízo, muitas vezes, não tem retorno.

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O QUE FAZER COM OS DADOS DO EX-FUNCIONÁRIO? ENTENDA OS DEVERES DA EMPRESA APÓS A DEMISSÃO

A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018) trouxe importantes responsabilidades às empresas que lidam com dados de pessoas físicas. No contexto das relações de trabalho, muito se discute sobre o tratamento de dados durante a vigência do contrato, mas é igualmente necessário observar os cuidados que permanecem mesmo após o encerramento do vínculo empregatício.

Ao desligar um colaborador, a empresa não encerra automaticamente sua obrigação quanto aos dados pessoais coletados ao longo da relação de trabalho. Informações como CPF, endereço, dados bancários, registros médicos ocupacionais, avaliações de desempenho e ocorrências internas continuam armazenadas por razões diversas. A pergunta que surge é: por quanto tempo esses dados podem — ou devem — ser mantidos?

A resposta depende da finalidade. Diversas legislações exigem que certos documentos sejam guardados por prazos específicos, independentemente da LGPD. A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), por exemplo, e normas da Receita Federal, do INSS e da Caixa Econômica Federal estabelecem períodos obrigatórios de guarda. Um exemplo comum é o dever de arquivamento de documentos relacionados ao FGTS por até 30 anos. Já as informações previdenciárias e relativas ao contrato de trabalho devem ser conservadas por, no mínimo, 10 anos.

A LGPD, por sua vez, não se sobrepõe a essas obrigações legais. Ela orienta que os dados pessoais só podem ser mantidos enquanto houver uma base legal que justifique seu armazenamento. No caso dos ex-empregados, essa base costuma ser o cumprimento de obrigação legal ou regulatória. Quando essa necessidade cessa, deve haver o descarte seguro dessas informações, garantindo a confidencialidade e evitando o uso indevido.

Vale destacar que, mesmo durante o período de retenção, a empresa deve seguir os princípios da lei, como finalidade, necessidade e segurança. Isso significa manter apenas o que for necessário, proteger os dados contra acessos não autorizados e limitar o uso para finalidades compatíveis com aquelas que justificaram sua coleta.

Outro ponto relevante é a transparência. O ex-funcionário tem o direito de saber se seus dados ainda estão sendo tratados, por qual motivo, e por quanto tempo. Esse tipo de informação deve estar acessível de forma clara e objetiva, preferencialmente em uma política de privacidade ou outro documento oficial da empresa.

O desligamento de um colaborador não representa o fim do cuidado com seus dados pessoais. As empresas devem manter políticas internas que conciliem os requisitos legais de armazenamento com os princípios da LGPD, adotando práticas seguras e respeitosas com as informações daqueles que já contribuíram com sua história. Agir com responsabilidade nesse ponto é parte do compromisso ético que se espera de qualquer organização.

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TRATAMENTO DE DADOS: QUANDO USAR CONSENTIMENTO E QUANDO APLICAR O LEGÍTIMO INTERESSE?

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) estabelece diversas bases legais para o tratamento de dados pessoais, entre elas o consentimento e o legítimo interesse. Ambas permitem o uso de informações, mas possuem critérios distintos de aplicação.

O consentimento ocorre quando o titular dos dados manifesta sua vontade de forma livre, informada e inequívoca, autorizando o tratamento para uma finalidade específica. Essa autorização pode ser revogada a qualquer momento, o que exige que o controlador tenha mecanismos para interromper o uso dos dados caso solicitado. Esse fundamento é mais indicado quando a decisão sobre o fornecimento das informações deve estar inteiramente nas mãos do titular, como na inscrição para o recebimento de comunicações promocionais.

Já o legítimo interesse permite o tratamento quando há uma necessidade real e justificada por parte do controlador, desde que respeite os direitos e expectativas do titular. Para utilizá-lo, é essencial demonstrar que há um benefício legítimo e que este não fere a privacidade do indivíduo. Esse fundamento costuma ser aplicado quando há uma relação prévia entre as partes, como na retenção de dados para prevenção a fraudes ou em atividades de marketing voltadas a clientes existentes.

A escolha entre uma base e outra exige avaliação criteriosa. O consentimento pode oferecer maior transparência e controle ao titular, mas exige uma gestão eficiente para coletar, armazenar e permitir sua revogação. O legítimo interesse, por sua vez, demanda uma análise de proporcionalidade e a adoção de medidas para mitigar riscos ao titular.

O uso adequado dessas bases não apenas garante conformidade com a LGPD, mas também reforça a confiança entre empresas e titulares de dados.

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PROTEÇÃO DE DADOS SEM ENCARREGADO: POR QUE SUA EMPRESA PRECISA DE UM DPO?

A ausência de um Encarregado de Dados (DPO) em uma empresa não é apenas uma questão de descumprimento legal, mas um risco real e significativo para a segurança da informação e a reputação do negócio. Empresas que não contam com um profissional dedicado à proteção de dados ficam mais expostas a vazamentos, ataques cibernéticos e uso indevido de informações sensíveis.

Sem um DPO, a organização perde o controle sobre quem acessa os dados, abrindo espaço para falhas humanas e práticas inadequadas que podem resultar em incidentes de segurança. Além disso, a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) pode iniciar investigações, o que pode levar a sanções, multas e restrições operacionais. O impacto financeiro e reputacional de um problema dessa natureza pode ser severo, afastando clientes, fornecedores e parceiros de negócios.

Outro fator preocupante é a dificuldade em comprovar a adoção de boas práticas de proteção de dados. Empresas que lidam com informações sensíveis podem ver contratos suspensos ou perder oportunidades de negócio por não atenderem às exigências da LGPD. A falta de um DPO deixa a empresa vulnerável a disputas judiciais, rescisões contratuais e desconfiança do mercado.

Ter um DPO preparado vai muito além de uma obrigação imposta pela legislação. Trata-se de uma medida essencial para garantir a segurança, a conformidade e a competitividade no mercado. Ignorar essa necessidade pode significar não apenas enfrentar sanções regulatórias, mas também comprometer a credibilidade e a sustentabilidade do negócio.

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PRÁTICAS RESPONSÁVEIS PARA A PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS

O cuidado com os dados pessoais é essencial para garantir a privacidade e a conformidade com a legislação. Confira algumas orientações fundamentais para lidar com informações de forma ética e responsável:

Coleta consciente de informações
Ao coletar dados, é importante priorizar apenas o que for estritamente necessário para a finalidade proposta. Evite solicitações desnecessárias que possam expor informações sensíveis e valorize a simplicidade e objetividade no processo.

Retenção limitada de dados
Mantenha as informações armazenadas apenas pelo período indispensável para o cumprimento de suas finalidades. Prolongar o armazenamento sem justificativa aumenta riscos de exposição indevida.

Confidencialidade garantida
Jamais compartilhe informações pessoais com outras pessoas ou organizações sem obter a devida autorização dos titulares. Transparência e consentimento são pilares fundamentais para preservar a confiança e a conformidade com as normas.

Proteção rigorosa das informações
Implemente todas as medidas de segurança necessárias para proteger os dados sob sua responsabilidade. Desde sistemas de proteção digitais até práticas seguras no manuseio físico, cada detalhe contribui para minimizar riscos.

Ação imediata em caso de incidentes
Ao identificar qualquer indício de acesso ou uso indevido de dados, comunique rapidamente a situação às partes envolvidas e, se necessário, às autoridades competentes. Agilidade na resposta é essencial para mitigar impactos e proteger os direitos dos titulares.

Adotar essas práticas demonstra compromisso com a segurança e o respeito à privacidade, além de reforçar a confiança entre empresas, colaboradores e clientes.

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EMPRESAS DEVEM RESPONDER POR VAZAMENTO DE DADOS, DECIDE TRIBUNAL SUPERIOR

A recente decisão unânime de um tribunal superior no Brasil consolidou o entendimento de que empresas não estão isentas de responsabilidade em casos de vazamento de dados pessoais, mesmo que sejam considerados não sensíveis, quando esses incidentes decorrem de ataques cibernéticos.

O caso em questão envolveu uma concessionária de energia elétrica cujo sistema foi invadido, resultando na exposição de dados pessoais de clientes. A discussão jurídica girava em torno de dois aspectos cruciais: a aplicação do artigo 19, inciso II, da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que trata das obrigações do agente de tratamento, e a possível aplicação do artigo 43, inciso III, da mesma lei, que prevê hipóteses de exclusão de responsabilidade.

Responsabilidade e segurança no tratamento de dados

Na análise do caso, o tribunal reforçou que as empresas que atuam como agentes de tratamento têm o dever legal de adotar medidas robustas de segurança para proteger os dados pessoais sob sua gestão. A decisão destacou que, com a Emenda Constitucional 115/22, os direitos à proteção de dados ganharam status constitucional, elevando ainda mais a exigência de conformidade com a LGPD.

Os sistemas corporativos, de acordo com os fundamentos apresentados, devem estar em total alinhamento com os requisitos de segurança, princípios gerais e boas práticas estabelecidos pela legislação vigente. A adequação às normas de proteção de dados é vista como uma forma indispensável de demonstrar o comprometimento das empresas com a segurança da informação.

Compliance como pilar essencial

A conformidade com a LGPD foi ressaltada como essencial para garantir a eficácia dos programas de proteção adotados pelas organizações. A decisão apontou que, no caso analisado, o tratamento de dados foi considerado insuficiente, uma vez que a empresa não forneceu um nível de proteção adequado às expectativas legítimas dos titulares, de acordo com as circunstâncias específicas do incidente.

Dessa forma, o tribunal manteve a responsabilidade da empresa, negando provimento ao recurso. A decisão reforça a importância de um planejamento rigoroso e de investimentos em governança de dados para prevenir e mitigar riscos relacionados à segurança da informação.

Essa interpretação da LGPD reafirma o papel das empresas na proteção de dados e alerta para a necessidade de constante atualização em relação às normas e boas práticas, especialmente em um cenário onde as ameaças cibernéticas são cada vez mais sofisticadas.

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CANAIS DE COMUNICAÇÃO NA LGPD: COMO TORNAR O PROCESSO SIMPLES E EFICIENTE?

Com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), as empresas brasileiras passaram a lidar com um dos aspectos mais desafiadores da legislação: a criação de canais de comunicação acessíveis e seguros para atender os titulares de dados. Esses canais são essenciais para que as organizações garantam o direito de acesso, retificação, exclusão e demais solicitações previstas na lei. Contudo, como tornar esse processo eficiente e ao mesmo tempo proteger as informações que estão em trânsito?

A necessidade de um canal acessível e seguro

A LGPD exige que as empresas disponibilizem meios de comunicação para que os titulares possam exercer seus direitos. Um canal eficiente não apenas evita penalidades e protege a empresa de litígios, mas também demonstra transparência e comprometimento com a privacidade dos dados.

  • Acessibilidade: O canal precisa ser de fácil acesso, tanto para pessoas com diferentes níveis de alfabetização digital quanto para aquelas com necessidades especiais. Isso inclui disponibilizar informações em linguagem simples e oferecer múltiplas formas de contato, como e-mail, formulários no site, chatbots e até mesmo atendimento presencial.
  • Segurança: É imprescindível garantir a proteção das informações transmitidas pelo canal. Isso inclui a utilização de conexões criptografadas, autenticação de usuários e mecanismos para evitar acessos não autorizados. A segurança do canal reflete diretamente na confiança que os titulares depositam na empresa.

Exemplos de sistemas para implementação

  1. Plataformas de gestão de solicitações (Data Subject Access Request – DSAR): Ferramentas como o OneTrust e TrustArc são exemplos de plataformas específicas para atender às exigências da LGPD. Elas centralizam as solicitações de titulares, automatizam processos e garantem o registro de todas as interações.
  2. Formulários Online Personalizados: Empresas podem usar ferramentas como Google Forms, Typeform ou soluções próprias em seus sites para criar formulários intuitivos. É importante que essas plataformas estejam integradas a sistemas que garantam o armazenamento seguro das informações coletadas.
  3. Chatbots Inteligentes: Soluções como o Twygo ou Zendesk Chat permitem a automação de respostas iniciais, reduzindo o tempo de espera e encaminhando solicitações complexas para atendentes humanos.
  4. E-mail Seguro com Certificação:
    Criar um endereço de e-mail exclusivo para questões de dados pessoais, como privacidade@empresa.com.br, e protegê-lo com ferramentas de certificação digital, como o SSL/TLS, para garantir a confidencialidade da comunicação.
  5. Portais de Privacidade para Autonomia do Titular: Desenvolver um portal dedicado no site da empresa onde o titular possa verificar os dados que possui com a empresa e até mesmo realizar solicitações diretamente, sem intermediários.

Boas práticas para otimizar o canal

  • Treinamento da Equipe: Quem opera o canal precisa estar preparado para orientar o titular, reconhecer solicitações legítimas e lidar com possíveis crises.
  • SLA (Service Level Agreement): Defina prazos claros para resposta e resolução das solicitações, alinhando expectativas com os titulares.
  • Feedback do Usuário: Periodicamente, colete opiniões sobre a eficiência do canal e busque melhorias contínuas.
  • Monitoramento Contínuo: Acompanhe o desempenho do canal, identifique gargalos no atendimento e adote correções rapidamente.

O resultado de um canal bem estruturado

Além de cumprir as obrigações legais, um canal eficiente promove uma imagem de confiança e seriedade. Ele também reduz retrabalho, evita penalidades e fortalece o relacionamento com clientes e parceiros.

Implementar um canal de comunicação acessível e seguro não é apenas uma exigência da LGPD, mas uma oportunidade para criar um diferencial competitivo em um mercado cada vez mais focado na proteção da privacidade e na experiência do usuário.

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SUA EMPRESA POSSUI UMA POLÍTICA DE PRIVACIDADE CLARA?

A Importância de estar em conformidade com a LGPD

Com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) em vigor no Brasil desde 2020, a proteção de dados pessoais deixou de ser apenas um diferencial competitivo para se tornar uma obrigação legal. Nesse contexto, a pergunta “Sua empresa possui uma política de privacidade clara?” não é apenas relevante, mas essencial para a sustentabilidade do seu negócio.

O que é uma Política de Privacidade?

A política de privacidade é um documento que comunica aos usuários como sua empresa coleta, utiliza, armazena e compartilha seus dados pessoais. Ela deve ser transparente, objetiva e acessível, permitindo que o titular dos dados compreenda seus direitos e as práticas adotadas pela empresa.

Mas não basta ter uma política genérica copiada da internet. A LGPD exige que ela seja específica, refletindo a realidade das operações e práticas da sua organização. Além disso, deve ser redigida em linguagem simples, sem jargões legais que dificultem a compreensão.

Por que ter uma Política de Privacidade é essencial?

  1. Conformidade legal
    A LGPD impõe sanções significativas para empresas que não cumprem suas diretrizes, incluindo multas que podem chegar a 2% do faturamento da organização, limitadas a R$ 50 milhões por infração. Ter uma política de privacidade clara e bem estruturada é um dos primeiros passos para demonstrar conformidade.
  2. Confiança do cliente
    Em uma era onde os consumidores estão cada vez mais preocupados com a segurança de seus dados, uma política transparente pode ser um fator decisivo na escolha por sua empresa em detrimento da concorrência. Clientes querem saber se seus dados estão seguros e sendo tratados com responsabilidade.
  3. Evita riscos reputacionais
    Vazamentos de dados ou má gestão da privacidade podem prejudicar gravemente a reputação de uma empresa. Estar alinhado às melhores práticas é um seguro contra danos à imagem e perda de credibilidade.
  4. Valorização de dados
    Quando os dados são tratados corretamente, eles se tornam um ativo estratégico para a empresa. Entender e respeitar as regras de privacidade ajuda a extrair insights de forma ética e benéfica para todas as partes envolvidas.

Como Criar uma Política de Privacidade Clara?

  1. Mapeie os dados
    Identifique quais dados sua empresa coleta, para que fins e como eles são armazenados e protegidos.
  2. Estabeleça as bases legais
    Certifique-se de que todas as atividades de tratamento de dados têm fundamento em uma das bases legais previstas pela LGPD, como consentimento, execução de contrato ou cumprimento de obrigação legal.
  3. Use linguagem acessível
    Evite termos técnicos e priorize a clareza. A política deve ser compreensível para qualquer pessoa.
  4. Inclua os direitos dos titulares
    Informe como os titulares podem exercer seus direitos, como acesso, correção ou exclusão de dados.
  5. Seja transparente
    Explique se os dados serão compartilhados com terceiros, e, em caso afirmativo, quem são esses parceiros e para que finalidades.

O Papel da governança de dados

Além de uma política de privacidade, é essencial investir em boas práticas de governança de dados. Isso inclui treinar equipes, implementar ferramentas de segurança da informação e designar um encarregado pelo tratamento de dados (DPO), responsável por garantir o cumprimento da LGPD na empresa.

Uma política de privacidade clara não é apenas uma obrigação legal, mas também uma oportunidade de fortalecer a confiança de seus clientes e parceiros. Invista no alinhamento às diretrizes da LGPD e transforme a gestão de dados pessoais em um diferencial competitivo. Afinal, em tempos de transformação digital, a privacidade não é um luxo, mas um direito fundamental.