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TELETRABALHO, HOME OFFICE E BYOD: COMO PROTEGER SUA EMPRESA DE PASSIVOS TRABALHISTAS E DE SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO

A adoção do teletrabalho e do home office se consolidou como uma prática comum nas relações empresariais, trazendo benefícios significativos tanto para empresas quanto para colaboradores. Entretanto, esse modelo de trabalho exige das organizações uma atenção redobrada quanto ao cumprimento da legislação trabalhista e à proteção de dados e informações sensíveis.

Do ponto de vista jurídico, o teletrabalho deve estar formalmente pactuado por meio de contrato ou aditivo contratual, observando as disposições dos artigos 75-A a 75-E da Consolidação das Leis do Trabalho. A ausência desse instrumento pode gerar passivos trabalhistas, especialmente no que diz respeito ao controle de jornada, ao fornecimento de infraestrutura e às despesas decorrentes da atividade profissional exercida fora das dependências da empresa.

Além disso, o modelo BYOD (sigla para Bring Your Own Device, que permite ao colaborador utilizar dispositivos pessoais para fins profissionais) introduz desafios adicionais no campo da segurança da informação. A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) exige que as empresas adotem medidas técnicas e administrativas capazes de proteger os dados pessoais contra acessos não autorizados e situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração ou vazamento.

É indispensável que a empresa implemente políticas internas claras, como Política de Segurança da Informação, Termo de Confidencialidade e Acordo de Uso de Dispositivos Pessoais. Esses documentos devem estabelecer, de forma objetiva, as responsabilidades dos colaboradores quanto ao uso dos sistemas corporativos, armazenamento de informações e acesso remoto aos dados da empresa.

No âmbito tecnológico, recomenda-se investir em ferramentas de proteção como VPNs, criptografia, autenticação multifatorial e gestão de acessos. Essas práticas reduzem significativamente o risco de vazamento de dados e ataques cibernéticos, protegendo tanto os ativos digitais quanto a reputação da organização.

Sob o aspecto preventivo, o treinamento dos colaboradores exerce papel fundamental. A conscientização sobre boas práticas de segurança, aliado ao esclarecimento de direitos e deveres no teletrabalho, é uma medida que contribui para mitigar riscos jurídicos e operacionais.

A conjugação de medidas jurídicas, administrativas e tecnológicas, resguarda a empresa contra eventuais demandas trabalhistas, fortalece sua governança corporativa, sua reputação e seu compromisso com a proteção de dados e informações sensíveis.

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SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO: O PAPEL ESSENCIAL DOS COLABORADORES NA PRESERVAÇÃO DE DADOS

Você já parou para pensar que, muitas vezes, o elo mais frágil da segurança da sua empresa não está nos sistemas, mas sim nas pessoas que os operam? Em meio a tantas soluções tecnológicas disponíveis, é fácil imaginar que basta instalar um bom antivírus ou configurar um firewall robusto para estar protegido. Mas a realidade é outra: sem uma equipe bem orientada, o risco permanece.

Não adianta investir em ferramentas modernas se quem lida com os dados todos os dias não sabe como protegê-los. Um clique desatento, uma senha compartilhada ou um e-mail aberto sem verificação são atitudes simples que podem abrir brechas graves. Por isso, é essencial incluir a conscientização sobre segurança da informação na rotina da empresa.

Programas internos voltados a esse tema não são apenas treinamentos. São instrumentos de gestão que promovem uma cultura de responsabilidade, sigilo e respeito à confiança que os clientes depositam ao compartilhar seus dados. Quando o colaborador entende o valor da informação que circula por suas mãos, ele deixa de ser um risco e passa a ser parte ativa da proteção.

Investir em pessoas é investir na solidez do seu negócio. Treine, oriente e mantenha sua equipe informada sobre boas práticas. A segurança da informação começa com escolhas conscientes — e a primeira delas é confiar no potencial do seu time.

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VAZAMENTO DE DADOS SEM MÁ CONDUTA: O QUE A LGPD EXIGE DA SUA EMPRESA

Imagine a seguinte situação: um colaborador, agindo de boa-fé, acessa um link aparentemente legítimo. Em segundos, informações sensíveis de clientes são comprometidas. Não houve má-fé e nem a intenção de causar dano. Ainda assim, o vazamento ocorreu. E agora?

A resposta a essa pergunta encontra respaldo direto na Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), que impõe a todas as empresas — independentemente de seu porte ou ramo de atividade — o dever de adotar medidas de segurança aptas a proteger os dados pessoais que tratam. Trata-se do chamado dever de segurança, um compromisso permanente com a prevenção de riscos que envolvem a integridade das informações.

Mais do que isso, a LGPD estabelece que a responsabilidade da empresa, em casos como esse, é objetiva. Isso significa que não importa se o incidente decorreu de erro humano ou de uma falha técnica imprevisível. Se houver prejuízo ao titular dos dados, a empresa poderá responder por ele, mesmo sem dolo ou culpa direta.

Diante disso, surge uma reflexão necessária: o que sua empresa tem feito para evitar esse tipo de ocorrência?

Treinar os colaboradores para reconhecer ameaças digitais, adotar políticas internas de segurança da informação, utilizar ferramentas de proteção adequadas e manter registros organizados de todas essas ações não são apenas boas práticas — são obrigações legais que demonstram diligência e comprometimento com a proteção dos dados.

A cultura da prevenção não se constrói da noite para o dia, mas é a base para mitigar riscos e fortalecer a confiança entre a empresa, seus clientes e o Poder Judiciário.

Investir em segurança da informação e proteção de dados não é um luxo ou um diferencial competitivo. É uma necessidade jurídica, técnica e ética que acompanha qualquer organização comprometida com a continuidade de suas atividades e com o respeito à privacidade dos indivíduos.

A responsabilidade existe, mesmo quando o erro parece pequeno. O preparo é o que diferencia uma empresa que aprende daquela que responde.

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O QUE FAZER COM OS DADOS DO EX-FUNCIONÁRIO? ENTENDA OS DEVERES DA EMPRESA APÓS A DEMISSÃO

A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018) trouxe importantes responsabilidades às empresas que lidam com dados de pessoas físicas. No contexto das relações de trabalho, muito se discute sobre o tratamento de dados durante a vigência do contrato, mas é igualmente necessário observar os cuidados que permanecem mesmo após o encerramento do vínculo empregatício.

Ao desligar um colaborador, a empresa não encerra automaticamente sua obrigação quanto aos dados pessoais coletados ao longo da relação de trabalho. Informações como CPF, endereço, dados bancários, registros médicos ocupacionais, avaliações de desempenho e ocorrências internas continuam armazenadas por razões diversas. A pergunta que surge é: por quanto tempo esses dados podem — ou devem — ser mantidos?

A resposta depende da finalidade. Diversas legislações exigem que certos documentos sejam guardados por prazos específicos, independentemente da LGPD. A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), por exemplo, e normas da Receita Federal, do INSS e da Caixa Econômica Federal estabelecem períodos obrigatórios de guarda. Um exemplo comum é o dever de arquivamento de documentos relacionados ao FGTS por até 30 anos. Já as informações previdenciárias e relativas ao contrato de trabalho devem ser conservadas por, no mínimo, 10 anos.

A LGPD, por sua vez, não se sobrepõe a essas obrigações legais. Ela orienta que os dados pessoais só podem ser mantidos enquanto houver uma base legal que justifique seu armazenamento. No caso dos ex-empregados, essa base costuma ser o cumprimento de obrigação legal ou regulatória. Quando essa necessidade cessa, deve haver o descarte seguro dessas informações, garantindo a confidencialidade e evitando o uso indevido.

Vale destacar que, mesmo durante o período de retenção, a empresa deve seguir os princípios da lei, como finalidade, necessidade e segurança. Isso significa manter apenas o que for necessário, proteger os dados contra acessos não autorizados e limitar o uso para finalidades compatíveis com aquelas que justificaram sua coleta.

Outro ponto relevante é a transparência. O ex-funcionário tem o direito de saber se seus dados ainda estão sendo tratados, por qual motivo, e por quanto tempo. Esse tipo de informação deve estar acessível de forma clara e objetiva, preferencialmente em uma política de privacidade ou outro documento oficial da empresa.

O desligamento de um colaborador não representa o fim do cuidado com seus dados pessoais. As empresas devem manter políticas internas que conciliem os requisitos legais de armazenamento com os princípios da LGPD, adotando práticas seguras e respeitosas com as informações daqueles que já contribuíram com sua história. Agir com responsabilidade nesse ponto é parte do compromisso ético que se espera de qualquer organização.

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POLÍTICA DE PRIVACIDADE COPIADA DA INTERNET: UMA PRÁTICA COMUM QUE NÃO ATENDE À LGPD

Muitas empresas, especialmente as de pequeno e médio porte, ainda tratam documentos como contratos e políticas internas com certo desleixo. Na tentativa de economizar tempo e dinheiro, optam por copiar modelos prontos da internet, com leves adaptações, acreditando estarem protegidas juridicamente. No entanto, essa prática tem se mostrado não apenas arriscada, mas onerosa a médio e longo prazo.

A política de privacidade é um exemplo recorrente. Com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), tornou-se necessário demonstrar que os dados pessoais tratados pela empresa estão protegidos e que o titular está devidamente informado sobre seus direitos. Copiar uma política de privacidade sem considerar a realidade do negócio, os fluxos de dados envolvidos e os riscos específicos da atividade exercida é um erro que pode comprometer toda a estratégia de conformidade da organização.

Documentos jurídicos, quando redigidos de forma genérica, sem observar a natureza específica da empresa, sua estrutura interna e suas práticas operacionais, deixam lacunas importantes. Essas lacunas, por sua vez, podem ser exploradas em disputas judiciais, fiscalizações administrativas e até em situações simples do cotidiano empresarial, como uma rescisão contratual ou a apuração de responsabilidades em caso de incidente de segurança da informação.

Além disso, políticas internas, como códigos de conduta, termos de uso e regulamentos internos, não cumprem seu papel quando não dialogam com a cultura organizacional e não orientam de forma clara o comportamento esperado de colaboradores, prestadores de serviço e parceiros. É comum encontrar empresas com documentos que falam em tecnologias que não utilizam, em práticas que não realizam ou em obrigações que nunca são fiscalizadas. Isso enfraquece a governança interna e, pior, pode ser usado contra a própria empresa em litígios.

Investir na elaboração de documentos personalizados, construídos com base na realidade da empresa, é um cuidado que traz segurança jurídica, fortalece a imagem institucional e previne conflitos. Não se trata de uma formalidade excessiva, mas de um instrumento de organização, prevenção e responsabilidade.

A aparente economia em copiar um modelo pronto pode se transformar em prejuízo. Afinal, um contrato mal feito ou uma política copiada sem reflexão pode custar caro, seja em processos judiciais, seja em sanções administrativas, seja na perda de confiança de parceiros e clientes. O barato, nesse caso, tem preço alto.

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IMPLEMENTANDO UMA CULTURA DE PRIVACIDADE SOB A LEI GERAL DE PROTEÇÃO DE DADOS

A Lei Geral de Proteção de Dados do Brasil (LGPD), estabelecida pela Lei nº 13.709/18, estipula em seu artigo 50 uma diretriz importante para controladores e operadores de dados. Esta legislação exige que tais agentes estabeleçam “regras de boas práticas e de governança” que não apenas atendam aos direitos dos titulares de dados, mas também assegurem a implementação de padrões técnicos eficazes para a salvaguarda desses dados. Isso inclui a realização de ações educativas, a implementação de mecanismos de supervisão e a mitigação de riscos, entre outras práticas relevantes ao tratamento de dados pessoais.

Além disso, o parágrafo segundo do mesmo artigo da LGPD enfatiza a importância de que o controlador (e idealmente o operador também) implemente um programa de governança em privacidade. Este programa deve incorporar requisitos mínimos, como a demonstração do compromisso do controlador com a adoção de políticas internas e práticas adequadas para a proteção de dados, cobrindo todos os dados pessoais sob sua posse. É imperativo que o programa seja adaptado às particularidades da estrutura, escala e volume das operações da entidade, além de levar em conta a sensibilidade dos dados processados. Também é essencial estabelecer políticas e salvaguardas baseadas em uma avaliação de risco e impacto, mantendo a transparência para estabelecer uma relação de confiança com os titulares dos dados, integrando o programa à estrutura de governança corporativa da entidade, criando um plano de resposta a incidentes e garantindo sua constante atualização, como exemplificado pelo ciclo PDCA (planejar, fazer, verificar e agir).

No entanto, mais do que simplesmente cumprir um mandato legal, o programa de governança em privacidade deve fomentar uma cultura de proteção de dados dentro da organização, demonstrando à sociedade que há um comprometimento real com a privacidade. Isso deve refletir os princípios de boa-fé, transparência, responsabilização e prestação de contas, conforme estabelecido no artigo 6º da LGPD.

Para iniciar a implementação de um programa eficaz de governança em privacidade, é essencial que a organização elabore e divulgue uma declaração de missão ou visão relacionada à privacidade. Esta declaração deve comunicar de forma sucinta e clara o compromisso da organização com a privacidade, servindo como uma diretriz e um elemento-chave para o estabelecimento de um programa de privacidade que esteja alinhado com as realidades e expectativas da organização, dos titulares de dados e de todos os stakeholders.

A declaração de missão deve evidenciar por que a privacidade é um valor fundamental para a organização, estabelecendo sua posição sobre o tema. Ela deve articular, em poucas frases claras e concisas, o propósito e os ideais da organização em relação à privacidade.

Em suma, a declaração de missão deve refletir a aspiração da organização em relação à privacidade, definindo um objetivo claro a ser perseguido por meio de ações concretas para construir uma relação de confiança com os titulares dos dados.

Por último, é importante enfatizar que o programa de governança em privacidade é também necessário para entidades do setor público. A declaração da missão de privacidade, que pode ser integrada à Política de Privacidade, é fundamental para desenvolver uma cultura de privacidade e proteção de dados no setor público. Assim, o direito fundamental à proteção de dados pessoais, agora reconhecido na Constituição Brasileira através da Emenda Constitucional nº 115 de 2022, será respeitado em todas as organizações, sejam elas públicas ou privadas.