Tag: Sustentabilidade

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A EVOLUÇÃO E A IMPORTÂNCIA DOS DATA CENTERS NA ERA DIGITAL

Nas últimas décadas, o crescimento exponencial no volume de dados catalisou a ampla adoção de data centers por diversos setores, tornando-os essenciais para o armazenamento, processamento e distribuição de vastas quantidades de informações. Estas instalações, que hospedam servidores, roteadores, firewalls, switches e sistemas de armazenamento, consolidaram-se como a espinha dorsal da nova economia digital. Para garantir a operação adequada, os data centers incorporam uma infraestrutura de suporte robusta, incluindo subsistemas de energia, geradores de reserva e equipamentos de ventilação e arrefecimento, prevenindo o superaquecimento dos equipamentos.

Tipos de Data Centers e Modelos Operacionais

Embora exista uma estrutura geral comum aos data centers, suas operações podem variar significativamente. Existem três principais modelos operacionais, cada um com regras distintas de responsabilização:

  1. On-Premise: Neste modelo tradicional, a infraestrutura do data center é mantida dentro da própria empresa, sendo de uso exclusivo. Isso proporciona maior controle sobre as operações e processos de segurança da informação.
  2. Hyperscale: Construídos e gerenciados por gigantes como Google, Apple e Microsoft, esses data centers possuem enorme capacidade de armazenamento e processamento. Eles são caracterizados por infraestrutura de ponta e equipamentos robustos.
  3. Colocation: Aqui, a gestão é descentralizada; as empresas alugam espaço físico em instalações gerenciadas por provedores especializados. Enquanto o provedor cuida da manutenção, segurança física e conectividade, os clientes são responsáveis pela proteção contra ameaças virtuais e pelo conteúdo armazenado.

Privacidade e Segurança de Dados

Os data centers desempenham um papel fundamental na infraestrutura de TI, o que levanta preocupações significativas quanto à privacidade e segurança dos dados. Muitos dados armazenados são informações pessoais, exigindo conformidade com diversos padrões e regulamentações de proteção de dados em diferentes jurisdições.

Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR)

Na União Europeia, o GDPR estabelece obrigações rigorosas para a proteção de dados pessoais. Este regulamento aplica-se tanto a organizações dentro da UE quanto àquelas fora dela que processem dados de residentes da UE. O GDPR estipula que a transferência internacional de dados só pode ocorrer se o nível de proteção dos dados não for comprometido. Isso pode ser garantido através de decisões de adequação da Comissão Europeia ou por meio de cláusulas contratuais-tipo (SCCs).

Responsabilização e Modelos de Serviço

A responsabilidade nos data centers depende do modelo operacional e do papel das partes envolvidas. Nos artigos 4(7) e 4(8) do GDPR, define-se que os controladores determinam as finalidades e os meios de tratamento dos dados pessoais, enquanto os processadores tratam dos dados em nome dos controladores. No modelo de colocation, por exemplo, o provedor do data center é responsável pela infraestrutura física, enquanto o cliente gerencia a segurança dos dados.

Normas de Segurança

Além das regulamentações de privacidade, existem padrões específicos que regem a segurança e a operação dos data centers. Entre eles, destacam-se:

  • ANSI/TIA-942: Este padrão classifica os data centers em quatro níveis (Tiers), de acordo com a redundância e a tolerância a falhas.
  • EN 50600: Focado na segurança física dos data centers, aborda desde a infraestrutura de telecomunicações até a gestão de energia.
  • ISO 27001 e ISO 9001: Estes padrões globais estabelecem requisitos para a gestão da segurança da informação e da qualidade.

Sustentabilidade e Impacto Ambiental

Os data centers consomem uma quantidade significativa de energia, representando cerca de 1,3% da demanda global de eletricidade, segundo a Agência Internacional de Energia (IEA). Com o aumento da digitalização, espera-se que este consumo cresça exponencialmente.

Iniciativas de Eficiência Energética

Na União Europeia, o Código de Conduta para Data Centers (EU DC CoC) oferece diretrizes para reduzir o consumo de energia sem comprometer a funcionalidade. Nos Estados Unidos, a Agência de Proteção Ambiental (EPA) promove um programa voluntário focado na eficiência energética dos data centers.

O Cenário no Brasil

O Brasil busca se posicionar como um hub global de data centers. Para isso, a Anatel, em parceria com a ANPD, deve estabelecer regulamentações que garantam infraestrutura segura, eficiência energética e conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Isso inclui definir modelos de responsabilização, padrões de segurança e incentivar práticas sustentáveis alinhadas às diretrizes internacionais.

Conforme os data centers expandem, é crucial que políticas de segurança e práticas sustentáveis sejam adotadas para assegurar a confidencialidade, integridade e disponibilidade dos dados, além de mitigar impactos ambientais.

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COMO A TECNOLOGIA ESTÁ REDEFININDO A GESTÃO DE COMPRAS

A evolução digital e a aplicação de inteligência artificial têm se estabelecido como pilares cruciais para o setor de procurement. Com a adoção de tecnologias avançadas, as organizações conseguem não apenas otimizar suas operações, mas também tomar decisões mais assertivas com base em dados robustos.

Ferramentas como análise preditiva e blockchain são agora essenciais, desvendando oportunidades ainda não exploradas e antecipando tendências que podem revolucionar o campo de compras. O processo de procurement, central para a eficiência organizacional, é crucial na gestão da aquisição de bens e serviços, abrangendo desde a seleção de fornecedores até a negociação de preços e controle de qualidade. Este processo não influencia apenas a aquisição de produtos, mas afeta diretamente a cadeia de valor, competitividade, rentabilidade e sustentabilidade de uma empresa.

Em face da pressão crescente por maior eficiência na cadeia de abastecimento, muitas empresas têm acelerado a transformação de seus departamentos de compras, adotando rapidamente soluções inovadoras para enfrentar desafios contemporâneos e se adaptar a um novo paradigma empresarial.

Algumas das principais tendências que estão moldando o futuro do procurement incluem:

  1. Total Digitalização e Inteligência Artificial: A implementação completa de tecnologias digitais e inteligência artificial não apenas melhora a eficiência operacional, mas também se estabelece como a espinha dorsal da modernização do procurement.
  2. Sustentabilidade no Coração das Decisões: A sustentabilidade se tornou um eixo central nas decisões de compras, refletindo uma abordagem mais consciente e responsável. Esse novo enfoque não só estabelece padrões elevados de responsabilidade corporativa como também posiciona o procurement como líder em práticas sustentáveis e éticas.
  3. Análise Preditiva e Blockchain: Estas tecnologias são agora fundamentais, oferecendo transparência e confiabilidade, além de insights valiosos que identificam oportunidades de mercado ainda não exploradas e prevendo tendências futuras.
  4. Colaboração Integrada: A necessidade de superar os silos operacionais e fomentar a colaboração através de parcerias estratégicas criou um ambiente propício à sinergia e inovação compartilhada, resultando em uma melhoria substancial na eficiência operacional.

Estas tendências não somente representam avanços tecnológicos significativos, mas também marcam uma resposta estratégica aos desafios atuais. O papel do Chief Procurement Officer (CPO) está sendo redefinido, transcendo o status quo para alcançar níveis de eficiência operacional anteriormente inimagináveis. O futuro do procurement promete transformações significativas, começando agora com esses desenvolvimentos inovadores.

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COMO O ESG ESTÁ REDEFININDO O SUCESSO CORPORATIVO

A adoção dos critérios ESG (Ambiental, Social e Governança) tem se tornado um imperativo para as empresas contemporâneas, marcando uma nova era na gestão empresarial. Segundo estudos recentes da PwC, espera-se que até 2026, os investimentos corporativos em ESG cresçam em média 12,9% anualmente, alcançando um montante global de US$ 33,9 trilhões.

No Brasil, essa tendência também é notável, com 86% das empresas de maior faturamento já comprometidas com esses princípios. O ESG deixou de ser apenas um conjunto de métricas para avaliação de desempenho e se tornou um guia estratégico para negócios que visam a sustentabilidade a longo prazo.

Uma pesquisa da Confederação Nacional das Indústrias (CNI) destaca os principais motivos para a incorporação do ESG no cerne das operações empresariais, incluindo o fortalecimento das relações com partes interessadas (44%), a gestão sustentável de recursos naturais (39%), aprimoramento na gestão de riscos (36%), aumento da competitividade (33%) e conformidade legal (28%).

A interação entre ESG e tecnologia tem sido fundamental nesse processo. A capacidade de coletar e analisar dados ambientais por meio de tecnologias como IoT (Internet das Coisas) e big data tem permitido às empresas não apenas monitorar, mas aprimorar seu impacto ambiental. Essas tecnologias possibilitam uma gestão mais eficiente de recursos, a redução de desperdícios e a mitigação de impactos negativos no meio ambiente.

No aspecto social, a tecnologia tem papel crucial na promoção da inclusão e diversidade. Plataformas digitais oferecem novas oportunidades de emprego a grupos historicamente marginalizados e as redes sociais amplificam vozes que antes eram pouco ouvidas. É essencial, porém, que o desenvolvimento e a aplicação dessas tecnologias sejam feitos de maneira ética e inclusiva.

Em termos de governança, ferramentas como o blockchain proporcionam uma transparência sem precedentes, oferecendo registros imutáveis que aumentam a confiança e diminuem as chances de corrupção. Paralelamente, a inteligência artificial pode automatizar processos de conformidade e identificar fraudes, assegurando que as empresas mantenham elevados padrões éticos e legais.

Embora o caminho para a implementação efetiva dos princípios ESG possa parecer complexo, exigindo uma fusão entre tecnologia, mudança cultural e políticas internas, as empresas devem se dedicar à colaboração e transparência. Envolvendo todas as partes interessadas na definição de objetivos e estratégias ESG, as organizações abrem portas para um futuro corporativo mais sustentável e responsável.

Estamos, portanto, diante de uma oportunidade única de liderar uma transformação em direção a práticas de negócios mais sustentáveis, justas e inclusivas, promovendo não apenas o crescimento econômico, mas também contribuindo significativamente para a construção de um futuro melhor para todos.

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ESTRATÉGIAS DE AVALIAÇÃO PARA STARTUPS: POR QUE A DUE DILIGENCE É FUNDAMENTAL

No ambiente de negócios atual, extremamente volátil e competitivo, a diligência prévia, ou due diligence, emerge como uma estratégia crítica, essencial tanto para investidores quanto para empreendedores. Essa auditoria pré-transação desempenha um papel importante na informação das partes envolvidas, permitindo uma tomada de decisão mais embasada e a minimização de riscos, o que, por sua vez, potencializa o valor das empresas.

A due diligence abarca uma investigação detalhada sobre uma companhia, sendo essencial para a identificação de riscos, asseguração de conformidade com leis e regulamentações, análise financeira aprofundada, avaliação da eficiência operacional, verificação de aderência à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), proteção de propriedade intelectual, e também a análise de práticas sustentáveis. Torna-se indispensável antes de se empreender em grandes movimentações corporativas, como auditorias, aquisições, fusões, parcerias estratégicas, entre outros.

Dentro do universo das startups, a due diligence é interpretada como a verificação minuciosa feita por investidores anjo e fundos de venture capital antes de efetivarem qualquer investimento. A aderência a uma rigorosa prática de due diligence é, sem dúvida, um fator determinante para o sucesso de startups em busca de financiamento.

Fundamentos da Due Diligence em Startups

Trajetória dos Fundadores

A análise do percurso profissional e pessoal dos fundadores constitui o alicerce inicial da due diligence. Investidores perspicazes dedicam-se a compreender as competências, experiências e o histórico dos gestores à frente da startup, avaliando sua capacidade de superar desafios, liderar com eficácia e adaptar-se a mudanças do mercado. A resiliência, curiosidade e otimismo, juntamente com conhecimento técnico e compreensão do setor, são altamente valorizados, refletindo uma maturidade empresarial e potencial de superação notáveis.

Análise de Riscos

Identificar riscos de forma acurada, seja no espectro financeiro, operacional, legal ou ambiental, é um pilar fundamental. Essa fase assegura que a startup esteja em conformidade com as normativas atuais, mitigando surpresas que possam afetar negativamente seu futuro.

Conformidade Legal

Esta vertente engloba a verificação de litígios potenciais ou em curso, gestão de contratos, questões de propriedade intelectual, e aderência a leis e normativas aplicáveis. É vital para prevenir penalidades e fortalecer a posição legal da empresa no mercado.

Avaliação Financeira

Um exame da situação financeira fornece aos investidores uma base para estimar o valor justo da startup. Inclui a análise de demonstrações financeiras, receitas, passivos e projeções de crescimento.

Operacionalidade

A avaliação da eficiência operacional e gerencial é crucial para entender se a empresa pode se sustentar e competir no mercado a longo prazo.

Sustentabilidade e Responsabilidade Social (ESG)

A due diligence também contempla a análise de práticas ambientais, sociais e de governança, avaliando o comprometimento da startup com a sustentabilidade e responsabilidade social.

A due diligence é uma pedra angular para o sucesso no cenário empresarial moderno, proporcionando uma visão holística da empresa, essencial para a mitigação de riscos e maximização de valor. Para investidores, ela oferece uma base sólida para decisões de investimento; para empreendedores, representa uma chance de solidificar sua posição no mercado. A implementação de uma prática de due diligence rigorosa é, portanto, imperativa para startups que aspiram ao sucesso em um ambiente desafiador.

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DESCARTE DE DADOS PESSOAIS: UM CRIME AMBIENTAL E DIGITAL

O descarte inadequado de dados pessoais de terceiros pode parecer inofensivo à primeira vista, mas é um ato que constitui um crime grave, sujeito a multas que podem chegar a até R$ 50 milhões.

Recentemente, um incidente ocorrido no início desta semana lançou luz sobre essa questão. Uma empresa que atua na venda de semijoias descartou um grande volume de caixas contendo folhas com informações de clientes e ex-funcionários em um terreno baldio. Esse foi um ato significativo, não apenas do ponto de vista ambiental, mas também na esfera da segurança dos dados.

Uma residente da localidade em questão descobriu ao encontrar documentos contendo números de telefone, registros de identidade, CPF e outros dados pessoais, inclusive seu próprio, entre os materiais descartados de forma negligente. Ela prontamente contatou uma ex-vendedora da empresa, cujo número estava presente nos documentos, e informou-a sobre a situação. A ex-vendedora denunciou o incidente às autoridades, especificamente à Semadur (Secretaria Municipal de Meio Ambiente e Gestão Urbana).

Além das implicações ambientais e do risco de exposição de dados pessoais, especialistas em direito digital destacam que a exposição irregular de informações pessoais pode facilitar a prática de golpes, especialmente aqueles realizados na esfera virtual.

O estágio final do ciclo de vida dos dados é o descarte e eliminação. No entanto, esse processo deve ser conduzido de acordo com rigorosas normas de segurança. Quando essas precauções não são observadas, existe o risco de vazamentos de dados, o que pode acarretar penalidades que variam desde a correção do erro até multas substanciais que podem chegar a até R$ 50 milhões. Portanto, a importância de garantir a proteção e o descarte adequado de informações pessoais não pode ser subestimada.

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INOVAÇÃO COM CONSCIÊNCIA: PROMOVENDO A TECNOLOGIA RESPONSÁVEL E A EMPATIA DIGITAL

A influência da tecnologia na sociedade é inegável e abrange uma ampla gama de efeitos, tanto positivos quanto negativos, de natureza simples e complexa. À medida que a tecnologia desempenha um papel cada vez mais central em nossas vidas, surge uma pressão crescente para que as empresas sejam conscientes das repercussões de suas inovações. No entanto, é fundamental lembrar que, mesmo quando as tecnologias são desenvolvidas com as melhores intenções, elas podem acarretar consequências não previstas.

A promoção da tecnologia responsável é de importância crítica, visando garantir que o desenvolvimento, a implementação e o uso de novas tecnologias ocorram de forma segura e sustentável. Essa abordagem está intimamente relacionada ao Objetivo de Desenvolvimento Sustentável (ODS) 9 da ONU, que busca impulsionar a inovação tecnológica de maneira inclusiva e equitativa.

Quando aplicada pelas empresas, a tecnologia responsável visa minimizar os possíveis efeitos negativos da tecnologia na sociedade e no meio ambiente, ao mesmo tempo que maximiza os benefícios para os negócios. Isso inclui a retenção de clientes, melhoria da percepção de marca, conformidade legal, atração de talentos e gerenciamento proativo de consequências não desejadas.

Um aspecto importante da implementação da tecnologia responsável é a formação de equipes diversificadas. Isso permite que diferentes perspectivas iluminem o processo de criação, garantindo empatia em relação às necessidades das pessoas e do planeta. A diversidade de pontos de vista é essencial para fomentar a inovação e criar tecnologias que impulsionem uma transformação positiva na sociedade.

O objetivo é fazer da responsabilidade e da empatia não apenas um posicionamento e uma comunicação, mas princípios fundamentais que permeiam todas as atividades da empresa. É importante lembrar que nossos cérebros estão naturalmente adaptados para a interação face a face, na qual o feedback imediato, incluindo expressões verbais e não verbais, desempenha um grande papel na comunicação eficaz. No entanto, nas interações virtuais baseadas em texto, vídeo ou imagens, perdemos esse ciclo de feedback em tempo real, o que compromete a empatia. A capacidade de interpretar emoções e pontos de vista do outro se torna mais desafiadora quando se baseia apenas no que é comunicado digitalmente.

É fundamental não apenas considerar as necessidades das pessoas com deficiência, mas também daqueles que enfrentam dificuldades na compreensão do conteúdo, como idosos com visão reduzida, pessoas com pouca familiaridade com a internet, não nativos do idioma do site ou aplicativo, indivíduos com baixa alfabetização e até mesmo aqueles que enfrentam limitações situacionais, como conectividade de internet lenta.

Ao enfocar a empatia digital, promovemos uma web mais inclusiva e acessível. Isso é essencial, considerando que uma parte significativa da população, de acordo com o Censo de 2023 do IBGE, enfrenta algum tipo de deficiência. Ignorar a empatia digital pode levar a uma desconexão com uma ampla parcela do público e, em última análise, resultar em perdas financeiras. É preocupante observar que, de acordo com um estudo realizado em 2022, a grande maioria dos sites brasileiros ainda não é acessível para pessoas com deficiência.

A tecnologia responsável, aliada aos princípios da empatia, não só nos ajuda a compreender as necessidades das pessoas, mas também a criar produtos e soluções que atendam às expectativas dos clientes. Isso fortalece a entrega de soluções eficazes, além de construir um legado empresarial comprometido com a sustentabilidade e o bem-estar das futuras gerações.

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A REVOLUÇÃO DA IA: PROMOVENDO PRÁTICAS SUSTENTÁVEIS E RESPONSÁVEIS

A inteligência artificial está redefinindo a paisagem de trabalho, automatizando tarefas comuns e liberando recursos para atividades de maior valor agregado. Além disso, na esfera social, a IA está emergindo como uma ferramenta poderosa para analisar o engajamento das partes interessadas e fornecer insights sobre práticas responsáveis e sustentáveis. Especialistas do setor compartilham essa visão, enfatizando o potencial transformador da IA.

De acordo com esses especialistas, a tecnologia oferece oportunidades para melhorar a inclusão e a educação, ao mesmo tempo em que possibilita um rastreamento mais eficaz na cadeia de suprimentos, fortalecendo a responsabilidade ambiental. A digitalização desempenha um papel fundamental na capacitação das empresas para adotar práticas mais sustentáveis e responsáveis em relação ao meio ambiente, à sociedade e à governança corporativa.

A coleta e análise de dados, a utilização de fontes de energia renovável e a implementação de tecnologias como a Internet das Coisas (IoT), a inteligência artificial e o blockchain são apenas alguns exemplos de como a tecnologia está impulsionando novos modelos de negócios com maior responsabilidade ambiental e social.

No entanto, é importante abordar a IA com precaução, evitando o uso excessivo de algoritmos complexos que possam comprometer a transparência e a responsabilidade. Portanto, muitos especialistas enfatizam a importância da “Inteligência Humanizada”, onde a intervenção humana mantém um papel central.

Além disso, a acessibilidade à IA é uma preocupação significativa, já que a falta de acesso pode agravar a desigualdade digital, entrando em conflito com os princípios de inclusão social.

Os consumidores também estão demonstrando um crescente interesse nas práticas de empresas relacionadas ao meio ambiente, à sociedade e à governança, com muitos pesquisando as políticas ESG (Ambiental, Social e de Governança) das empresas antes de tomar decisões de compra. Isso reflete uma conscientização crescente sobre o impacto de suas escolhas de consumo e está impulsionando as empresas a adotarem abordagens mais responsáveis em suas operações.

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AVANÇOS DA IA NA ENERGIA RENOVÁVEL: POTENCIALIZANDO A SUSTENTABILIDADE NA AMÉRICA LATINA

Em julho de 2023, uma notável tendência tem se espalhado por diversos países da América Latina: a aplicação de inteligência artificial (IA) tem desempenhado um papel importante em várias esferas, incluindo o setor de energia renovável. Os efeitos positivos resultantes dessa integração tecnológica se traduzem em vantagens notáveis, como a redução de custos, a mitigação do desperdício energético e a atenuação do impacto ambiental.

Essa abordagem tem sido colocada em prática de maneira tangível. Um exemplo notável é a Casa dos Ventos, fundada em 2005, que se destaca como uma das principais impulsionadoras da transição energética no Brasil, concentrando-se na geração de energia eólica. Uma indicação clara da relevância desse movimento é a aquisição de 35% da empresa pela Total, empresa francesa de energia, por mais de R$ 3 bilhões em 2022. Desde 2019, a Casa dos Ventos tem adotado a computação em nuvem e empregado modelos e algoritmos de IA.

Dentre as aplicações-chave da IA, destaca-se a metodologia de previsão de geração de energia. Por meio da análise de dados históricos de previsões meteorológicas e registros de geração passada, a Casa dos Ventos desenvolveu um modelo de IA capaz de proporcionar estimativas altamente precisas da geração de energia eólica em seus parques. Essa abordagem inovadora utiliza padrões e correlações entre variáveis para aprimorar a previsão da produção energética.

A aplicação da IA nas fontes de energia renovável transcende o mero monitoramento, permitindo o controle e a identificação de áreas com alto consumo. A efetiva otimização do uso de energias renováveis se traduz em uma considerável redução nas emissões de gases de efeito estufa, reforçando a sustentabilidade ambiental.

O emprego de técnicas avançadas de IA, como machine learning, métodos de otimização e lógica Fuzzy, tem revelado resultados extremamente promissores em estudos voltados para as energias eólica e solar. Na esfera da energia eólica, a IA é empregada para prever padrões de vento e otimizar o funcionamento das turbinas. Já no contexto da energia solar, o foco está na previsão da radiação solar.

A implementação exitosa da IA nessas fontes de energia renovável apresenta um potencial significativo para aprimorar a eficiência energética, reduzir custos operacionais e incrementar a produção de energia limpa. A previsão da demanda de energia e a otimização de sua distribuição têm o poder de reduzir o desperdício energético e minimizar o impacto no meio ambiente.

Diversos exemplos concretos ilustram a aplicação bem sucedida da IA na promoção da sustentabilidade. Através de métodos de otimização, é possível encontrar soluções mais inteligentes para problemas complexos, como sistemas híbridos de energia solar e eólica. O emprego da lógica Fuzzy permite lidar com incertezas e ambiguidades, melhorando a eficiência do processo de geração de energia solar.

O uso de machine learning também tem se destacado na previsão de ventos e na incidência de radiação solar. Redes neurais e lógica Fuzzy são empregadas em conjunto para prever padrões mensais de vento e a exposição diária à radiação solar.

Em síntese, a aplicação da inteligência artificial nas energias renováveis é uma abordagem transformadora com potencial para moldar o futuro energético da América Latina. À medida que avançamos, podemos esperar uma otimização cada vez maior da eficiência, custos reduzidos e um impacto ambiental mais positivo. A sinergia entre tecnologia e sustentabilidade é um caminho promissor rumo a um futuro mais limpo e próspero.

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DO FÍSICO AO DIGITAL: A JORNADA DOS DOCUMENTOS EMPRESARIAIS NA ERA DA LGPD

A gestão adequada dos documentos empresariais em formato físico tem se tornado uma questão de relevância crescente. Muitas empresas se questionam sobre o destino desses papéis após a realização da digitalização e arquivamento eletrônico. É válido esclarecer que, sim, é possível descartar os papéis físicos após o processo de digitalização, desde que isso seja realizado em conformidade com as diretrizes legais e regulamentares. Os arquivos digitais possuem igual validade legal, desde que cumpridas as condições estabelecidas pela legislação pertinente.

No contexto da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), a eliminação adequada dos dados pessoais é um ponto essencial. A LGPD estipula que os dados pessoais devem ser eliminados após a finalização de seu tratamento, salvo nos casos em que a retenção seja necessária para cumprir obrigações legais ou regulatórias, para fins de pesquisa por órgãos competentes, para transferência a terceiros ou para uso exclusivo do controlador, sempre com atenção à anonimização sempre que possível.

A evolução tecnológica tem possibilitado que informações sejam processadas integralmente em meio digital, reduzindo a dependência de documentos físicos. Apesar disso, ainda é comum a presença significativa de registros em papel nas organizações.

No entanto, é preciso entender que a transição para o formato digital não compromete a validade legal dos documentos. A equivalência legal é alcançada desde que se sigam os requisitos estabelecidos no Decreto nº 10.278 de 2020, bem como outras normativas pertinentes.

Conforme definido pelo referido decreto, a digitalização de documentos físicos deve ser realizada com tecnologias que garantam a integridade e confiabilidade dos documentos, mantendo padrões técnicos que assegurem a qualidade da imagem, legibilidade e usabilidade. A confidencialidade deve ser observada quando cabível, assim como a transparência entre sistemas informatizados.

No âmbito da administração pública, documentos digitalizados possuem a mesma validade que seus equivalentes físicos quando assinados com certificação digital padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), obedecendo a requisitos específicos de formato e resolução.

É importante ressaltar que a validade dos documentos digitais também depende da inclusão de metadados essenciais, que oferecem informações estruturadas para classificação, descrição e gerenciamento dos documentos.

Após cumprir as exigências estabelecidas pelo Decreto, a eliminação adequada dos documentos físicos é possível, exceto quando possuem valor histórico. A lei 12.682 de 2012 também respalda essa prática ao estabelecer que documentos digitalizados podem substituir os originais, os quais podem ser destruídos, salvo os de valor histórico.

Entretanto, é necessário observar exceções, como documentos referentes a operações financeiras, identificação e porte obrigatório, que devem ser mantidos em suporte físico durante os prazos de prescrição e decadência.

O descarte dos papéis deve ser feito de maneira que inviabilize a recuperação das informações, o que pode envolver a fragmentação dos papéis ou a contratação de empresas especializadas para reciclagem.

Empresas devem desenvolver procedimentos que garantam a avaliação, seleção e descarte de documentos conforme a legislação vigente e suas políticas internas, evitando a retenção inadequada de informações após os prazos determinados, o que poderia resultar em infrações às normas de proteção de dados.

Em suma, a gestão eficiente de documentos físicos após sua digitalização é uma prática fundamental que, quando bem conduzida, não apenas otimiza o espaço e reduz custos, mas também assegura a conformidade legal e a proteção adequada dos dados pessoais.