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COMO A TECNOLOGIA ESTÁ REDEFININDO A GESTÃO DE COMPRAS

A evolução digital e a aplicação de inteligência artificial têm se estabelecido como pilares cruciais para o setor de procurement. Com a adoção de tecnologias avançadas, as organizações conseguem não apenas otimizar suas operações, mas também tomar decisões mais assertivas com base em dados robustos.

Ferramentas como análise preditiva e blockchain são agora essenciais, desvendando oportunidades ainda não exploradas e antecipando tendências que podem revolucionar o campo de compras. O processo de procurement, central para a eficiência organizacional, é crucial na gestão da aquisição de bens e serviços, abrangendo desde a seleção de fornecedores até a negociação de preços e controle de qualidade. Este processo não influencia apenas a aquisição de produtos, mas afeta diretamente a cadeia de valor, competitividade, rentabilidade e sustentabilidade de uma empresa.

Em face da pressão crescente por maior eficiência na cadeia de abastecimento, muitas empresas têm acelerado a transformação de seus departamentos de compras, adotando rapidamente soluções inovadoras para enfrentar desafios contemporâneos e se adaptar a um novo paradigma empresarial.

Algumas das principais tendências que estão moldando o futuro do procurement incluem:

  1. Total Digitalização e Inteligência Artificial: A implementação completa de tecnologias digitais e inteligência artificial não apenas melhora a eficiência operacional, mas também se estabelece como a espinha dorsal da modernização do procurement.
  2. Sustentabilidade no Coração das Decisões: A sustentabilidade se tornou um eixo central nas decisões de compras, refletindo uma abordagem mais consciente e responsável. Esse novo enfoque não só estabelece padrões elevados de responsabilidade corporativa como também posiciona o procurement como líder em práticas sustentáveis e éticas.
  3. Análise Preditiva e Blockchain: Estas tecnologias são agora fundamentais, oferecendo transparência e confiabilidade, além de insights valiosos que identificam oportunidades de mercado ainda não exploradas e prevendo tendências futuras.
  4. Colaboração Integrada: A necessidade de superar os silos operacionais e fomentar a colaboração através de parcerias estratégicas criou um ambiente propício à sinergia e inovação compartilhada, resultando em uma melhoria substancial na eficiência operacional.

Estas tendências não somente representam avanços tecnológicos significativos, mas também marcam uma resposta estratégica aos desafios atuais. O papel do Chief Procurement Officer (CPO) está sendo redefinido, transcendo o status quo para alcançar níveis de eficiência operacional anteriormente inimagináveis. O futuro do procurement promete transformações significativas, começando agora com esses desenvolvimentos inovadores.

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DO FÍSICO AO DIGITAL: A JORNADA DOS DOCUMENTOS EMPRESARIAIS NA ERA DA LGPD

A gestão adequada dos documentos empresariais em formato físico tem se tornado uma questão de relevância crescente. Muitas empresas se questionam sobre o destino desses papéis após a realização da digitalização e arquivamento eletrônico. É válido esclarecer que, sim, é possível descartar os papéis físicos após o processo de digitalização, desde que isso seja realizado em conformidade com as diretrizes legais e regulamentares. Os arquivos digitais possuem igual validade legal, desde que cumpridas as condições estabelecidas pela legislação pertinente.

No contexto da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), a eliminação adequada dos dados pessoais é um ponto essencial. A LGPD estipula que os dados pessoais devem ser eliminados após a finalização de seu tratamento, salvo nos casos em que a retenção seja necessária para cumprir obrigações legais ou regulatórias, para fins de pesquisa por órgãos competentes, para transferência a terceiros ou para uso exclusivo do controlador, sempre com atenção à anonimização sempre que possível.

A evolução tecnológica tem possibilitado que informações sejam processadas integralmente em meio digital, reduzindo a dependência de documentos físicos. Apesar disso, ainda é comum a presença significativa de registros em papel nas organizações.

No entanto, é preciso entender que a transição para o formato digital não compromete a validade legal dos documentos. A equivalência legal é alcançada desde que se sigam os requisitos estabelecidos no Decreto nº 10.278 de 2020, bem como outras normativas pertinentes.

Conforme definido pelo referido decreto, a digitalização de documentos físicos deve ser realizada com tecnologias que garantam a integridade e confiabilidade dos documentos, mantendo padrões técnicos que assegurem a qualidade da imagem, legibilidade e usabilidade. A confidencialidade deve ser observada quando cabível, assim como a transparência entre sistemas informatizados.

No âmbito da administração pública, documentos digitalizados possuem a mesma validade que seus equivalentes físicos quando assinados com certificação digital padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), obedecendo a requisitos específicos de formato e resolução.

É importante ressaltar que a validade dos documentos digitais também depende da inclusão de metadados essenciais, que oferecem informações estruturadas para classificação, descrição e gerenciamento dos documentos.

Após cumprir as exigências estabelecidas pelo Decreto, a eliminação adequada dos documentos físicos é possível, exceto quando possuem valor histórico. A lei 12.682 de 2012 também respalda essa prática ao estabelecer que documentos digitalizados podem substituir os originais, os quais podem ser destruídos, salvo os de valor histórico.

Entretanto, é necessário observar exceções, como documentos referentes a operações financeiras, identificação e porte obrigatório, que devem ser mantidos em suporte físico durante os prazos de prescrição e decadência.

O descarte dos papéis deve ser feito de maneira que inviabilize a recuperação das informações, o que pode envolver a fragmentação dos papéis ou a contratação de empresas especializadas para reciclagem.

Empresas devem desenvolver procedimentos que garantam a avaliação, seleção e descarte de documentos conforme a legislação vigente e suas políticas internas, evitando a retenção inadequada de informações após os prazos determinados, o que poderia resultar em infrações às normas de proteção de dados.

Em suma, a gestão eficiente de documentos físicos após sua digitalização é uma prática fundamental que, quando bem conduzida, não apenas otimiza o espaço e reduz custos, mas também assegura a conformidade legal e a proteção adequada dos dados pessoais.