A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018) trouxe importantes responsabilidades às empresas que lidam com dados de pessoas físicas. No contexto das relações de trabalho, muito se discute sobre o tratamento de dados durante a vigência do contrato, mas é igualmente necessário observar os cuidados que permanecem mesmo após o encerramento do vínculo empregatício.
Ao desligar um colaborador, a empresa não encerra automaticamente sua obrigação quanto aos dados pessoais coletados ao longo da relação de trabalho. Informações como CPF, endereço, dados bancários, registros médicos ocupacionais, avaliações de desempenho e ocorrências internas continuam armazenadas por razões diversas. A pergunta que surge é: por quanto tempo esses dados podem — ou devem — ser mantidos?
A resposta depende da finalidade. Diversas legislações exigem que certos documentos sejam guardados por prazos específicos, independentemente da LGPD. A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), por exemplo, e normas da Receita Federal, do INSS e da Caixa Econômica Federal estabelecem períodos obrigatórios de guarda. Um exemplo comum é o dever de arquivamento de documentos relacionados ao FGTS por até 30 anos. Já as informações previdenciárias e relativas ao contrato de trabalho devem ser conservadas por, no mínimo, 10 anos.
A LGPD, por sua vez, não se sobrepõe a essas obrigações legais. Ela orienta que os dados pessoais só podem ser mantidos enquanto houver uma base legal que justifique seu armazenamento. No caso dos ex-empregados, essa base costuma ser o cumprimento de obrigação legal ou regulatória. Quando essa necessidade cessa, deve haver o descarte seguro dessas informações, garantindo a confidencialidade e evitando o uso indevido.
Vale destacar que, mesmo durante o período de retenção, a empresa deve seguir os princípios da lei, como finalidade, necessidade e segurança. Isso significa manter apenas o que for necessário, proteger os dados contra acessos não autorizados e limitar o uso para finalidades compatíveis com aquelas que justificaram sua coleta.
Outro ponto relevante é a transparência. O ex-funcionário tem o direito de saber se seus dados ainda estão sendo tratados, por qual motivo, e por quanto tempo. Esse tipo de informação deve estar acessível de forma clara e objetiva, preferencialmente em uma política de privacidade ou outro documento oficial da empresa.
O desligamento de um colaborador não representa o fim do cuidado com seus dados pessoais. As empresas devem manter políticas internas que conciliem os requisitos legais de armazenamento com os princípios da LGPD, adotando práticas seguras e respeitosas com as informações daqueles que já contribuíram com sua história. Agir com responsabilidade nesse ponto é parte do compromisso ético que se espera de qualquer organização.
