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REGISTRO DE OPERAÇÃO DE DADOS: O QUE SUA EMPRESA MOSTRA PARA A ANPD SE FOR FISCALIZADA?

Pouca gente percebe, mas uma das obrigações mais concretas da LGPD é o registro das atividades de tratamento de dados pessoais — o chamado ROPA, sigla para Registro de Operações de Tratamento. Quando a Autoridade Nacional de Proteção de Dados bate à porta, é ele que mostra como a empresa lida, de fato, com as informações que coleta.

Esse registro funciona como um inventário detalhado de tudo o que é feito com os dados pessoais: quais são coletados, por qual motivo, onde são armazenados, quem tem acesso, com quem são compartilhados, quais medidas de segurança foram adotadas, por quanto tempo permanecem retidos e qual é a base legal que justifica cada operação.

Não se trata de burocracia, mas de transparência. O ROPA ajuda a empresa a entender seu próprio fluxo de dados, identificar riscos e evitar práticas que possam gerar autuações ou perdas de confiança. Em uma eventual fiscalização, é esse documento que será solicitado pela ANPD como primeiro passo para avaliar se a empresa cumpre a legislação.

Empresas que tratam dados de forma estruturada, mesmo sem porte grande ou atividade digital intensa, devem manter esse registro sempre atualizado. Seja por meio de planilhas, softwares específicos ou ferramentas de gestão de privacidade, o importante é garantir que a documentação reflita a realidade.

Ter um ROPA bem elaborado não é só uma obrigação legal. É uma prova de responsabilidade diante de clientes, parceiros e da própria equipe. Quando feito com clareza, ele não apenas prepara a empresa para uma eventual fiscalização, mas também para decisões mais seguras no uso de dados.

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TITULARIDADE, GUARDA E EXCLUSÃO DE DADOS PESSOAIS EM CONTRATOS EMPRESARIAIS ENCERRADOS

A relação entre empresas e titulares de dados não se encerra com a expiração de um contrato. Muito pelo contrário, a legislação impõe deveres que ultrapassam a vigência do vínculo comercial, especialmente no que diz respeito à guarda e à eliminação de dados pessoais.

Nos termos dos artigos 15 e 16 da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018), a guarda de dados após o término do tratamento só se justifica em hipóteses específicas. O artigo 15 determina que o fim do tratamento ocorre quando atingida a finalidade para a qual os dados foram coletados, quando expira o prazo de tratamento, por comunicação do titular ou por determinação da autoridade nacional. Já o artigo 16 estabelece que a conservação dos dados poderá ocorrer para cumprimento de obrigação legal ou regulatória, estudo por órgão de pesquisa, transferência a terceiro (respeitados os requisitos da lei) ou uso exclusivo do controlador, desde que os dados sejam anonimizados.

Dessa maneira, o encerramento de um contrato impõe às empresas a responsabilidade de revisar os dados pessoais sob sua custódia. Informações que não encontrem respaldo nas hipóteses legais devem ser eliminadas de maneira segura, resguardando os direitos do titular e evitando a exposição indevida de dados sensíveis ou identificáveis. O cuidado neste momento é expressão da boa-fé e do respeito à autodeterminação informativa, princípios estruturantes da proteção de dados no Brasil.

A titularidade dos dados permanece sempre com o indivíduo, ainda que durante a execução do contrato a empresa atue como controladora no exercício regular de direitos. Encerrado o contrato, a manutenção de informações pessoais fora das hipóteses autorizadas constitui não apenas uma infração administrativa, mas também um risco de responsabilidade civil.

Assim, o tratamento adequado dos dados após o encerramento contratual não é um ato de mera formalidade. Exige a adoção de políticas internas claras, mecanismos seguros de eliminação e, sobretudo, o registro documental que demonstre a conformidade das ações adotadas. Como alertava Machado de Assis, “o coração humano é uma casa que se arruma por fora, mas se desarruma por dentro”. O mesmo se pode dizer da governança de dados: é na coerência entre prática e norma que se constrói a confiança.

Cumpre, portanto, às empresas, não apenas no momento da contratação, mas também no encerramento das relações, zelar pelo correto tratamento dos dados pessoais. Trata-se de uma obrigação contínua, que transcende o ato de celebrar ou concluir negócios, sendo um verdadeiro dever de respeito à dignidade e aos direitos fundamentais dos titulares.

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A RESPONSABILIDADE DE CONTROLADORES E OPERADORES NO TRATAMENTO DE DADOS

Desde que entrou em vigor, a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) passou a demandar um olhar mais atento das empresas em relação ao tratamento de informações de seus clientes, usuários e colaboradores. No entanto, um ponto ainda gera dúvidas ou é frequentemente negligenciado: a responsabilidade compartilhada entre os diversos agentes que participam do tratamento de dados, especialmente entre controladores e operadores.

A LGPD define o controlador como a pessoa natural ou jurídica que toma as decisões sobre o tratamento de dados pessoais. Já o operador é quem realiza o tratamento em nome do controlador, mediante suas instruções. Essa divisão, no entanto, não representa uma separação rígida de responsabilidades. Ao contrário, a legislação estabelece que ambos respondem pelos danos causados a terceiros quando não observam a legislação ou não garantem a segurança adequada das informações tratadas.

É nesse ponto que entra a corresponsabilidade. Quando uma empresa contrata um prestador de serviços que lida com dados pessoais em seu nome — como um sistema de gestão, uma consultoria de marketing ou um fornecedor de TI —, ela continua responsável por assegurar que esse parceiro cumpra a LGPD. A empresa deve adotar critérios técnicos e jurídicos na escolha de seus operadores e manter uma relação contratual clara, com cláusulas específicas sobre proteção de dados, obrigações de confidencialidade e medidas de segurança.

Por outro lado, os operadores também têm deveres próprios. Não basta alegar que estão apenas seguindo ordens do controlador. Eles devem adotar boas práticas, registrar suas atividades, manter canais de comunicação sobre incidentes e demonstrar que atuam com diligência. A falha de um operador, se relacionada ao tratamento de dados, pode recair diretamente sobre o controlador — e vice-versa.

A relação entre controladores e operadores deve ser construída com base na transparência, cooperação e responsabilidade mútua. Isso inclui auditorias, avaliações de impacto, treinamentos conjuntos e uma cultura organizacional que valorize a proteção de dados como parte integrante da atividade empresarial.

A LGPD não é um tema isolado de departamentos jurídicos ou de tecnologia. É um compromisso coletivo, que ultrapassa os limites formais da empresa e alcança toda a cadeia de parceiros. Tratar dados com respeito e responsabilidade não é apenas um dever legal, mas um sinal de maturidade nas relações comerciais e de cuidado com as pessoas cujas informações estão sob nossa guarda.

Se os dados são compartilhados, a responsabilidade também deve ser. Essa é uma premissa que precisa estar presente em cada contrato, em cada processo e, sobretudo, em cada decisão de negócios.