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EMPREGADOR DIGITAL: QUAIS DADOS DE COLABORADORES VOCÊ PODE GUARDAR?

Com o avanço das rotinas digitais dentro das empresas, muitas dúvidas surgem sobre até onde o empregador pode ir na coleta e guarda de informações dos seus colaboradores. A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) oferecem diretrizes claras, e segui-las é mais do que uma obrigação legal — é uma forma de respeito ao profissional.

A primeira orientação é simples: guarde apenas o que for necessário para cumprir a relação de trabalho. Isso inclui dados como nome completo, CPF, número do PIS, endereço, informações bancárias para o pagamento de salário, exames admissionais e periódicos, além de documentos relativos a férias, jornada, folha de ponto e benefícios. Esses dados são exigidos por lei ou indispensáveis para a execução do contrato.

Por outro lado, dados que não têm relação direta com a função exercida — como religião, opinião política ou até preferências pessoais — não devem ser coletados nem armazenados. Se, por alguma razão legítima, a empresa precisar tratar um dado sensível (como laudo médico em caso de afastamento), o acesso deve ser limitado e a guarda, segura e controlada.

Outro ponto importante é definir prazos de retenção. Após o término do contrato, muitos dados ainda precisam ser mantidos por algum tempo, seja por exigência legal (como em processos trabalhistas ou auditorias fiscais), seja para atender obrigações previdenciárias. A regra é: mantenha apenas pelo tempo necessário, depois disso, elimine de forma segura.

Para evitar erros comuns, algumas medidas práticas ajudam:

  1. Tenha um cadastro padronizado, com campos definidos e justificados.
  2. Evite planilhas soltas ou registros informais. Use sistemas seguros.
  3. Crie uma política interna de retenção e descarte, com prazos claros.
  4. Restrinja o acesso aos dados, liberando apenas a quem realmente precisa.
  5. Revise periodicamente os arquivos, especialmente após desligamentos.

A boa gestão dos dados do colaborador não é só uma exigência da LGPD — é uma prática de boa-fé, que fortalece a confiança dentro da empresa e reduz riscos jurídicos. Um empregador atento aos seus deveres é também aquele que protege a privacidade e respeita os limites da relação profissional.

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RETENÇÃO DE DADOS: ENTENDA POR QUE RETER DADOS SEM NECESSIDADE PODE PREJUDICAR SUA EMPRESA

Em tempos de crescente atenção à privacidade e à proteção de dados pessoais, é notável a prática recorrente de empresas que mantêm, por longos períodos, dados de clientes, ex-colaboradores e parceiros comerciais, mesmo quando não há mais qualquer fundamento jurídico que justifique tal conservação. Trata-se de uma conduta que, além de desnecessária, contraria os princípios estabelecidos pela Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018).

A LGPD é clara ao estabelecer que o tratamento de dados deve observar, entre outros, o princípio da necessidade, segundo o qual devem ser tratados apenas os dados estritamente necessários para a realização de finalidades legítimas e específicas. A manutenção indiscriminada de informações por tempo indefinido, sem respaldo legal ou regulatório, viola não apenas esse princípio, mas também o da finalidade e o do livre acesso, uma vez que o titular dos dados tem o direito de saber por quanto tempo e para quais fins suas informações estão sendo armazenadas.

Ao conservar cadastros de clientes inativos por anos, sem qualquer interação ou previsão contratual vigente, ou ainda ao manter históricos completos de ex-funcionários muito além dos prazos legais para defesa de direitos trabalhistas ou previdenciários, as organizações se expõem a riscos desnecessários. Vazamentos, acessos indevidos e o uso indevido de dados são eventos que se tornam mais prováveis à medida que os bancos de dados se avolumam, sem critério ou revisão periódica.

Mais do que uma obrigação legal, a revisão das práticas de retenção é um compromisso com o respeito à privacidade e à autodeterminação informativa dos indivíduos. A eliminação segura de dados cuja guarda não é mais justificada deve fazer parte das rotinas internas de governança das informações. O “guardar por precaução”, tão comum na cultura organizacional brasileira, precisa ser substituído por um olhar técnico, jurídico e ético.

Cabe, portanto, às empresas promoverem auditorias regulares, instituírem políticas claras de retenção e descarte, e capacitarem suas equipes para agir conforme a legislação. A retenção excessiva de dados não é sinal de zelo, mas de descuido. Em tempos de responsabilização administrativa, cível e até penal, o excesso pode custar caro. E não apenas em multas, mas sobretudo em confiança.