Com o avanço das rotinas digitais dentro das empresas, muitas dúvidas surgem sobre até onde o empregador pode ir na coleta e guarda de informações dos seus colaboradores. A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) oferecem diretrizes claras, e segui-las é mais do que uma obrigação legal — é uma forma de respeito ao profissional.
A primeira orientação é simples: guarde apenas o que for necessário para cumprir a relação de trabalho. Isso inclui dados como nome completo, CPF, número do PIS, endereço, informações bancárias para o pagamento de salário, exames admissionais e periódicos, além de documentos relativos a férias, jornada, folha de ponto e benefícios. Esses dados são exigidos por lei ou indispensáveis para a execução do contrato.
Por outro lado, dados que não têm relação direta com a função exercida — como religião, opinião política ou até preferências pessoais — não devem ser coletados nem armazenados. Se, por alguma razão legítima, a empresa precisar tratar um dado sensível (como laudo médico em caso de afastamento), o acesso deve ser limitado e a guarda, segura e controlada.
Outro ponto importante é definir prazos de retenção. Após o término do contrato, muitos dados ainda precisam ser mantidos por algum tempo, seja por exigência legal (como em processos trabalhistas ou auditorias fiscais), seja para atender obrigações previdenciárias. A regra é: mantenha apenas pelo tempo necessário, depois disso, elimine de forma segura.
Para evitar erros comuns, algumas medidas práticas ajudam:
- Tenha um cadastro padronizado, com campos definidos e justificados.
- Evite planilhas soltas ou registros informais. Use sistemas seguros.
- Crie uma política interna de retenção e descarte, com prazos claros.
- Restrinja o acesso aos dados, liberando apenas a quem realmente precisa.
- Revise periodicamente os arquivos, especialmente após desligamentos.
A boa gestão dos dados do colaborador não é só uma exigência da LGPD — é uma prática de boa-fé, que fortalece a confiança dentro da empresa e reduz riscos jurídicos. Um empregador atento aos seus deveres é também aquele que protege a privacidade e respeita os limites da relação profissional.
